Instruktioner

Bevakningsanställda utför i regel arbetet hos uppdragsgivaren. Där används inte bara egen utrustning utan även uppdragsgivarens teknik. Detta ställer mycket höga krav på de instruktioner som bevakningspersonal får i samband med ett uppdrag.

Arbetsgivarens ansvar
Arbetsmiljölagen (AML 3:3) är mycket tydlig när det gäller vikten av bra instruktioner: “Arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden, under vilka arbetet bedrivs, och att arbetstagaren upplyses om de risker som kan vara förbundna med arbetet. Arbetsgivaren skall förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad han har att iaktta för att undgå riskerna i arbetet. Arbetsgivaren skall se till att endast arbetstagare som har fått tillräckliga instruktioner får tillträde till områden där det finns en påtaglig risk för ohälsa eller olycksfall.”

Två krav
Reglerna ställer krav både på att arbetstagaren fått en instruktion samt krav att bekräfta att arbetstagaren tagit emot och förstått den, alltså en form av kunskapskontroll. Intellektuella funktioner såsom tänkande, varseblivning och minne varierar mellan individer. En person kan t.ex. ha svårigheter att läsa och förstå text men kan enkelt memorera en planritning. Språkförståelse och ordförråd kan också spela en viktig roll, även vid muntliga instruktioner.

Ett effektivt och mycket enkelt sätt för t.ex. en gruppledare att förvissa sig om att instruktionerna har uppfattats rätt är att låta arbetstagaren återberätta och förklara anvisningarna.

Tre syften
En instruktion kan ha tre olika syften:
Problem-driven – För att finna lösning på ett problem
Task-driven – För att finna svar på hur något ska utföras
Regeluppfyllnad – I vissa fall finns det krav att instruktion måste finnas oavsett om den behövs ur användarsynpunkt eller inte.
Innan instrukionen skrivs bör man först ta ställning till va syftet med instruktionen är. En och samma instruktion kan uppfylla mer än ett syfte.

Tre vanliga instruktioner i bevakningsbranschen
I bevakningsbranschen skiljer man ofta mellan tre typer av instruktioner, se figur 1. Den allmänna instruktionen är generell och gäller för alla kunder om inget annat har avtalats. Den särskilda instruktionen är kundspecifik. Den beskriver det som är unikt för varje kund så som rondväg, listor över godkända behörighetshandling samt avvikelser eller tillägg till den allmänna instruktionen. Den tredje instruktionstypen är den tillfälliga instruktionen som, precis som namnet antyder innehåller tillfälliga tillägg eller undantag från de två andra instruktionstyperna.

Figur 1. De tre instruktionstyperna som är vanligt förekommande i bevakningsbranschen och deras innehåll.

Fyra vanliga misstag
Gräns mellan skapare och användare
Det är vanligt att den som skriver instruktionen arbetar på en annan avdelning eller med andra arbetsuppgifter än den som ska använda den. Det kan leda till att det uppstår en gräns mellan skaparen och användaren som är svår att överbygga.

Fokus på förståelse framför instruktion
Enligt Redish (1993) använder arbetstagare i en yrkessituation oftast instruktioner ”för att göra” (”read to do”) och inte ”för att förstå” (”read to understand”). Därför bör inte instruktioner innehålla förklaringar utan just enbart instruktioner.

Överdriven omfattning
Om instruktionen innehåller överskottsinformation eller upprepningar kan det leda till att användaren måste bearbeta informationen flera gånger. I en arbetssituation är det vanligt att till exempel instruktioner används endast vid behov och det är ofta en viss tidsbrist inblandad. Detta gör att instruktionerna granskas i ett snabbt tempo eftersom användaren söker efter något specifikt i informationen. Sådan överskottsinformation kan då lätt bli ett irritationsmoment för användaren som snabbt uppmärksammar att samma sak skrivs på flera ställen. Det kan även leda till att användaren inte litar på informationen eller börja ifrågasätta kvalitén på innehållet i instruktionerna.

Svårbegripligt språk och innehåll
Ett svårtillgängligt språk gör att färre använder eller förstår instruktionen. Enligt International Adult Literacy Survey (IALS) undersökning från 1994/95 har 25 % av Sveriges befolkning behov av lättare texter för att kunna tillgodogöra sig deras innehåll.

Generella designriktlinjer
En bra instruktion tar hänsyn till fyra kriterier:

  • Läsvärde – berör innehållets kvalitet och relevans. Detta kan också formuleras som läsarens motivation att ta del av bruksanvisningen. Ett lågt läsvärde innebär att läsaren bara i nödfall tar fram instruktionen.
  • Lättlästhet – tar hänsyn till läsarens förutsättningar att ta till sig texten vilket kan ökas med exempelvis klarspråk.
  • Läsbarhet – brukar beteckna textens ”mätbara begriplighet”, t.ex. det som man kan få fram med Läsbarhets Index (LIX), då man bl.a. beräknar antalet långa ord per mening.
  • Läslighet – tar hänsyn till textens typografiska utformning, om den går att läsa (tydlig stil, antal punkter o.s.v.).

Källor och mer information
Arbetsmiljölagen (1977:1160) 3 kap. 3 §
Johansson, D. (2008-08-13), Lektionsplanering: Bevakningstjänst VU 1, Version 1.0. Stockholm: Bevakningsbranschens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd
Redish, J. C. (1993) Understanding readers. I: C. M. Barnum & S. Carliner (red:er),
Techniques for Technical Communicators (s. 15-41). New York: Macmillan Publishing Company

Se även
Introduktion, Riskbedömning


Andra som läste detta läste även
Arbetstagare
Arbetsgivare
Alkohol och droger
Arbetsmiljöverkets författningssamling
Arbetsledare