Målformulering

För att målstyrning (se nedan) ska vara effektivt behöver målen vara tydligt formulerade (Ekvall, 1990). De måste dessutom upplevas som meningsfulla av både organisationen och medarbetarna (Svensson, 1997). Inom managementområdet finns flera handfasta råd som kan användas som stöd när man formulerar mål. Nedan redovisas en av de vanligaste metoderna.

S.M.A.R.T. mål
En vanlig metod som används vid målformulering utgår från förkortningen SMART (Doran, 1981). Bokstäverna står för: Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt. Förkortningen har på engelska på senare tid kompletterats med ytterligare två bokstäver till SMARTER. De två sista bokstäverna står för: Evaluate och Reavaluate, alltså utvärdera och återutvärdera.

Specifikt
Ett specifikt mål bör kunna besvara fem frågor:

  • Vad ska uppnås?
  • Vad är syftet?
  • Vem eller vilka är inblandade?
  • Var ska målet uppnås?
  • Vilka förutsättningar måste vara uppfyllda?

Mätbart
En förutsättning för att målet ska vara användbart är att man vet om, när och hur stor del av det som är uppfyllt. För det krävs oftast att målet är kvantitativt mätbart och kan besvara frågor som:

  • Hur mycket?
  • Hur många?
  • Hur vet vi att målet är uppnått?

Accepterat
Ytterligare en förutsättning för att mål i praktiken ska uppfyllas är att de som berörs av det även ska acceptera målet. Det utesluter dels mål som är orealistiska men även sådana som är för enkla då sådana mål lätt kan upplevas som fåniga. Det utesluter även mål som av etiska eller ideologiska skäl strider mot den uppfattning som den grupp som ska styras av målen har.

Realistiskt
Med realistiska mål menas mål som är genomförbara och inte bryter mot andra mål, bestämmelser eller lagstiftning. Ett mål är oftast realistiskt om det upplevs som

  • möjligt att uppfylla i förhållande till investeringen av tid och resurser
  • aktuellt i förhållande till organisationens verksamhet och omvärld
  • att de som ska uppfylla målet är personer som har resurser, kompetens och motivation att uppfylla det.

Tidssatt Med tidsatta mål menas att målet ska ha en deadline. En deadline leder förhoppningsvis till att de som ska uppfylla målet fokuserar bättre och målet upplevs som mer angeläget i konkurrens med andra uppgifter. Det finns inga hinder att man har flera deadlines.

SMARTA mål i arbetsmiljöarbetet
Nedan följer ett exempel på hur SMART-modellen kan användas i ett arbetsmiljösammanhang där man vill målstyra verksamheten till lägre sjukfrånvaro.

Specifikt – Kostnadsställe X ska genom investeringar om Y kronor sänka sin kortidssjukfrånvaro och på så sätt öka lönsamheten. Alternativt: Kostnadsställe X ska genom investeringar om Y kronor höja sin frisknärvaro och på så sätt öka lönsamheten

Mätbart – Sjukfrånvaron ska uppgå till maximalt Z % av den ackumulerade årsarbetstiden. Alternativt: Frisknärvaron ska uppgå till minnst Z % av den ackumulerade årsarbetstiden.

Accepterat – Åtgärderna har förhandlats i samverkan med arbetstagarorganisationen och samtliga chefer, skyddsombud och all personal har haft ett medinflytande i val och formulering av dessa åtgärder.

Realistiskt – Andra liknande organisationer har genomfört liknande åtgärder med samma resultat som målet anger. Slutsatsen stöds även av de beräkningar och modeller som tagits fram.

Tidssatt – Halva nyckeltalet för sjukfrånvaron ska vara nått inom 6 månader. Inom 18 månader ska det önskade nyckeltalet vara nått. Rapportering över utvecklingen sker månadsvis i samband med skyddskommittémöten.

Andra arbetsmiljömål kan vara långtidsfrånvaro, personalomsättning och arbetsskador eller tillbud.

Kritik mot SMARTA-mål Målstyrning med SMARTA-mål har inte undgått kritik (Lindgren, 2006). Kritiken kan summeras i tre delar.

Otydliga mål
En av de vanligaste invändningarna mot mål är att de är för vagt eller otydligt formulerade se till exempel Riksrevisionen (2005). Dessutom passar inte vissa saker att mätas (ESV, 2007).

Kravet på mätbarhet kan indirekt innebära att det som mäts behöver kunna kvantifieras, alltså uttryckas i siffror. Resultatet, om man försöker kvantifiera mål som till sin natur inte är kvantitativa, kan leda till diffusa mål eller att man mäter fel saker.

Att mäta är resursslukande
Pengarna och tid som ett omfattande mätsystem kräver tas från verksamheter där de kunnat göra större nytta.

Medel blir mål
I vissa fall har målmätning blivit viktigare än själva grundmålet. Som exempel kan nämnas polisens nykterhetskontroller. Målet med nykterhetskontroller är att få en trafikmiljö fri från alkohol. Genom att mäta antalet genomförda nykterhetskontroller riskerar fokus att förskjutas från det egentliga målet till att få ihop så många kontroller som möjligt. Det ”lönar” sig därför inte för polisen att utföra kontroller på vägar som är mindre trafikerade trots att det finns indikationer på att dessa vägar oftare används av den som kör berusad. Orsaken är helt enkelt att man inte får ihop tillräckligt många kontroller som på en vältrafikerad väg.

Källor och mer information
Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, Volume 70, Issue 11(AMA FORUM), pp. 35-36.
Ekonomistyrningsverket, ESV (2007). Resultat och styrning i statsförvaltningen. Stockholm: Ekonomistyrningsverket.
Ekvall, G. (1990). Idéer organisationsklimat och ledningsfilosofi Lund: Studentlitteratur
Lindgren, L (2006) Utvärderingsmonstret: Kvalitets- och resultatmätning i den offentliga sektorn Lund: Studentlitteratur
Riksrevisionen, (2005), Mål och återrapporteringskrav i regleringsbreven [Förstudie, RiR dnr 3920050 29]. Riksrevisionen: Stockholm.
Svensson, A. (1997). Målstyrning i Praktiken. Malmö: Liber Ekonomi

Se även
Arbetsmiljöpolicy, Målstyrning, Policy, Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)


Andra som läste detta läste även
Målstyrning
Alkohol och droger
Påföljder
Policy
6 kap. 6 a §