Uppgiftsfördelning

Arbetsgivarens huvudansvar för arbetsmiljön är strängt taget ett ansvar på s.k. ”skruvoch mutternivå”. Men i ett större företag kan företagsledningen knappast ha den detaljkunskapen om alla delar av verksamheten. Därför måste uppgifter i arbetsmiljöarbetet fördelas inom organisationen.

Arbetsgivaren har fortfarande alltid huvudansvaret för arbetsmiljön (råd till AFS 2001:1, 6 §). Den som har fått uppgifter kan inte automatiskt bli straffad t.ex. vid en arbetsolycka.

Reglering
Reglerna för uppgiftsfördelning återfinns i Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) 6 §. Föreskriften förkortas här SAM.

Vid behov
Enligt föreskrifterna ska arbetsgivaren vid behov fördela uppgifter och ansvar till en eller flera företrädare. Det är mycket viktigt att det sker formellt och tydligt. Emellanåt används begreppet delegering. Uttrycket kan vara missvisande då en arbetsgivare inte kan göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar.

Tillräckligt många
SAM kräver att fördelningen sker till ”tillräckligt många”. Bilaga 1 i SAM beskriver det inflytande och den information som arbetstagare med uppgifter enligt 6 § ska ha.

Tre krav för att fördela ut uppgift
Arbetsgivaren ska enligt råden till 6 § se till att de som får uppgifter har nödvändiga

  • befogenheter
  • resurser
  • kunskap.

Kravet på dessa tre förutsättningar kan illustreras som en pall med tre ben (se figur 1). För att den som tilldelats arbetsmiljöuppgifter ska kunna sitta säkert måste pallens tre ben vara hela.


Figur 1. Pallen illustrerar de tre krav som tilldelade arbetsmiljöuppgifter förutsätter.

Med befogenheter och resurser menas rätten att fatta beslut och bestämma över pengar samt tid, utrustning och personal.

Med kunskap avses att den som tar emot uppgiften känner till

  • regler som har betydelse för arbetsmiljön
  • fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall
  • åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
  • arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö.

Skriftligt eller muntligt?
Uppgiftsfördelningen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten (AFS 2001:1 6 §). Men det finns all anledning att göra fördelningen på papper även i mindre företag.

Det är viktigt att uppgiftsfördelning blir så klart preciserad att det framgår var gränserna för befogenheterna går – både i förhållande till överordnade och till chefer på samma nivå.

Det ska framgå av en uppgiftsfördelning till vem uppgifterna övergår vid sjukdom, semester och annan längre frånvaro.

Lämna tillbaka uppgifter
Om chefer och arbetsledare inte har befogenheter att fatta beslut som kostar pengar kan de i praktiken inte heller utföra sina uppgifter. Då ska uppgifterna lämnas tillbaka. Det gäller också om resurser och kunskaper saknas. Det innebär att uppgifterna återgår till den som har fördelat dem, eller till motsvarande befattningshavare. Det kallas ibland för returnering.

Det är inte alltid alla uppgifter behöver lämnas tillbaka. Det kan också gälla ett enstaka, specifikt ärende där exempelvis kompetensen är otillräcklig. Finns det en skriftlig uppgiftsfördelning bör den som vill lämna tillbaka en arbetsmiljöuppgift göra det skriftligt.

Otydlighet kan straffa sig
Arbetsmiljöverket understryker bl.a. i broschyren Ansvar och befogenhet i arbetsmiljön (ADI 379) att ”det finns flera exempel på att domstolar har ansett att chefer är straffrättsligt ansvariga för olycksfall inom deras områden”. Detta även om företagsledningen inte uttryckligen sagt att de skulle sköta om arbetsmiljön.

Det har räckt med att de har blivit utsedda till chefer med totalansvar för ett område. Därmed har de enligt domstolen också automatiskt fått uppgiften att se till att gällande lagstiftning om arbetsmiljön följs inom.

Effektiv fördelning
En genomtänkt och noga genomförd uppgiftsfördelning gör arbetsmiljöarbetet mer effektivt. Uppgiftsfördelning kan också användas som ett redskap för att göra fler arbetstagare delaktiga i arbetsmiljöarbetet och i företagets utveckling. Det kan ske genom att fördela exempelvis schemaläggning (eget och gruppens), semesterutlägg och delaktighet i kundkontakter. Uppgiftsfördelningen kan därmed också bidra till den enskilde arbetstagarens yrkesmässiga utveckling.

Fördelningsexempel
Så här kan den konkreta fördelningen av arbetsuppgifter se ut mellan företagets ledning och dess linjechefer, arbetsledare och motsvarande.

Ledningen fastställer och uppdaterar regelbundet

Avdelningschef (eller motsvarande), i samverkan med skyddsombud

  • tar fram lokala mål för arbetsmiljön, t.ex. sjukfrånvaro
  • ser till att driftchefer (motsvarande) och skyddsombud går PAM-utbildningen
  • ordnar så att alla gruppledare går BYA:s AFG-utbildning.
  • ser till att riskbedömning i fem steg blir utförd genomför skyddsronder och utvecklingssamtal
  • har löpande och dokumenterad kontakt med kunden/k-mannen/objektet om väktarnas arbetsmiljö
  • genomför väktarmöten där arbetsmiljön diskuteras som en fast punkt på dagordningen
  • anmäler dödsfall, svårare personskada och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket enligt arbetsmiljölagen 3:3a.
  • genomför rehabiliteringsinsatser och anpassa arbetet för att sjukskrivna lättare ska återgå i tjänst
  • fördelar uppgifter vidare förutsatt att den som uppgiften fördes till har kompetens, resurser och befogenheter för det
  • rapporterar regelbundet tillbaka till ledning.

Driftchef (motsvarande) ansvarar för att

  • gruppledare ständigt uppmärksammar och diskuterar arbetsmiljö, interna föreskrifter m.m. med väktarna
  • nyanställda får en bra introduktion till arbetet
  • rutiner för tillbud är kända och används
  • det finns uppdaterade instruktioner för bevakningsobjekt med större risker
  • arbetsskador anmäls samt att orsakerna till arbetsskadan utreds och åtgärdas
  • undersöka om olika bevakningsobjekt kräver särskild utbildning
  • övriga styrdokument är kända av alla anställda t.ex. om alkohol och droger samt kränkande särbehandling
  • radioutrustning underhålls och fungerar samt att varje väktare använder radion enligt gällande rutiner
  • regelbundet rapportera till avdelningschef.

Ledningen följer upp att

Källor och mer information
Arbetsmiljöverket, (u.å.). Ansvar och befogenhet i arbetsmiljön, (ADI 379) Arbetsmiljöverket.
Arbetsmiljöverkets föreskrift; Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)

Se även
Arbetsgivare, Arbetsledare, Chef, Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)


Andra som läste detta läste även
Skyddskommitté
Arbetsledare
Arbetsgivare
Arbetsmiljöpolicy
Arbetsmiljöverkets författningssamling